Sự kiện nào cũng vậy khi thực hiện bạn phải tuân thủ theo một quy trình chi tiết, có như thế bạn mới có thể hạn chế bớt các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức. Event đấu thầu cũng thế bạn phải tuân thủ theo quy trình như vậy bạn mới có thể tổ chức hoàn hảo, đem tới sự hài lòng cho khách hàng khi tham dự.

to chuc tet trung thu cho cac be

Vậy event đấu thầu được thực hiện theo quy trình nào? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một số thông tin mà chúng tôi gợi ý dưới đây.

Xác định quy trình tổ chức như thế nào?

Đây là quy trình thường được bất kỳ tổ chức đại diện nào, ở bất kỳ cấp nào, họ có trách nhiệm chọn đơn vị nào sẽ tổ chức một event và yêu cầu mỗi tổ chức đối thủ đưa ra đề xuất chi tiết phương pháp tổ chức sự kiện. Yêu cầu chính của quá trình đấu thầu là: Đưa ra đề xuất thầu và đệ trình tài liệu cho cơ quan lựa chọn trước ngày yêu cầu. Từ đó những đơn vị tổ chức có thể trả lời các câu hỏi của người lựa chọn.

Lên kế hoạch chi tiết cho event

Điều bạn cần làm là chuẩn bị hồ sơ sự kiện để những ai đọc hồ sơ có thể biết về các địa điểm thích hợp tổ chức sự kiện của họ. Hồ sơ nên đưa ra các cơ sở vật chất có sẵn của địa điểm đó. Cần có các mô tả chi tiết khán giả sẽ thích gì, cần gì. Từ đó lồng ghép vào trong hồ sơ địa điểm gợi ý sẽ đáp ứng được những nội dung gì khán giả mong muốn. Đừng quên các địa điểm công cộng, bãi đỗ xe để khán giả có thể dễ dàng tới địa điểm đó, kể cả là người đi bộ, người sử dụng phương tiện cá nhân hay là phương tiện công cộng. Chuẩn bị chương trình sự kiện về ngày tháng thực hiện.

Chuẩn bị ngân sách thực hiện sự kiện

Tổ chức đấu thầu cho sự kiện này nên dự thảo ngân sách chi tiêu có thể có. Việc dự toán rất quan trọng, thể hiện được sự chuyên nghiệp và tầm nhìn của đơn vị đấu thầu. Đồng thời hỗ trợ nhà lựa chọn cân nhắc, định vị được nên chọn đơn vị nào phù hợp với ngân sách họ đang có.

to chuc le khai truong showroom

Đồng thời nhà thầu cũng có thể thu lãi bằng việc bán nước, quầy đồ ăn tự động,… những hình thức thu nhập này nên được phản ánh trong ngân sách trong đề xuất event. Bạn cần chuẩn bị phần mục đích trong hồ sơ sự kiện tại vì tài liệu này có thể được xem từ khá nhiều bên có liên quan.