Việc áp dụng công nghệ mới vào doanh nghiệp luôn là một sự cố gắng rất lớn đối với doanh nghiệp. Việc thay đổi các nghĩ, cách làm với cá nhân đã khó, nay còn áp dụng với doanh nghiệp thì còn khó hơn. Hệ thống hoạch định nguồn tài nguyên doanh nghiệp là một phần mềm giúp quản lý toàn bộ hoạt động trong doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để áp dụng thành công hệ thống này vào doanh nghiệp?
Phần mềm có hiện đại đến đâu, có các công nghệ tiên tiến nhất nhưng doanh nghiệp không áp dụng đúng cách thì cũng không thể đem lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp. Với bài viết dưới đây, hy vọng doanh nghiệp có thể hình dung các áp dụng ERP vào qui trình hoạt động của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: hệ thống erp
>> Xem thêm: phần mềm quản trị doanh nghiệp
>> Xem thêm: phần mềm quản lý nhân sự



Hiểu rõ nhu cầu công ty
ERP là giải pháp quản lý toàn diện cho doanh nghiệp với nhiều phân hệ phục vụ các chức năng chuyên biệt trong hoạt động kinh doanh.
Các phân hệ thường có trong ERP bao gồm:
• Các phân hệ cơ bản như: quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, kế toán tài chính, …
• Các phân hệ mở rộng: quản lý nhân sự chấm công tính lương, quản lý quan hệ khách hàng,…
• Hệ thống báo cáo: các hệ thống báo cáo đặt ra theo yêu cầu của nhà quản lý
• Ứng dụng tích hợp: mobile app, bussiness hub,..

Nhưng doanh nghiệp không nhất thiết phải có toàn bộ các phân hệ cơ bản cũng như phân hệ mở rộng của hệ thống này. Trước khi đánh giá công cụ hoạt động hiệu quả hay không thì doanh nghiệp phải xác định nhu cầu để tìm kiếm công cụ đáp ứng được nhu cầu đó. Doanh nghiệp nên chọn các phân hệ cơ bản và phân hệ mở rộng phù hợp, nên tham vấn ý kiến của các chuyên gia. Có như vậy thì sử dụng và đánh giá về sau mới được chính xác.
Xác định rõ quy trình kinh doanh
Thông thường đối với 1 doanh nghiệp thì hệ thống ERP sẽ bao quát 3 lĩnh vực cần quản lý lớn nhất của doanh nghiệp: sản xuất, bán hàng và tiếp thị, tài chính kế toán. Khi bộ phận sản xuất có thông tin về đơn hàng từ bộ phận sales và marketing, từ các dữ liệu này có thể tổng hợp để lên kế hoạch và tiến hành tính toán để bắt đầu sản xuất… Xây dựng được yêu cầu rõ ràng thì doanh nghiệp có thể xác định được quá trình nào cần phân hệ nào hiện ra rất rõ ràng. Chắc chắn một điều là tài chính kế toán là lĩnh vực xuyên suốt các công đoạn, khi đó sale và marketing chỉ liên quan đến phần định giá, ước tính chi phí và làm việc với khách hàng lẫn nhà cung cấp.
Sử dụng giao diện tập trung để quản lý
Hệ thống ERP cũng đưa ra được những báo cáo trực quan để tất cả các thông tin đều được hiển thị trên cùng một trang báo cáo. Các nhà quản lý có thể vừa xem doanh thu của doanh nghiệp trong tháng qua, vừa có thể xem hoạt động của các bộ phận sản xuất. Ngoài ra,còn có thể cài đặt thêm nhiều báo cáo phù hợp như các KPI để so sánh giữa những công việc cụ thể và yêu cầu đặt ra của dự án.

Tích hợp các ứng dụng văn phòng quen thuộc
Hệ thống luôn có thể tích hợp cùng với ứng dụng Microsoft quen thuộc như Word, Excel, Microsoft Sharepoint… Đó là những ứng dụng quen thuộc mà người dùng đã quen sử dụng và thao tác. Nhất là ứng dụng Excel có thể trợ giúp mạnh mẽ ở phân hệ kế toán tài chính.
Qua bài viết trên chúng ta có thể thấy ứng dụng phần mềm erp không hề khó khăn, doanh nghiệp chỉ cần nắm được nhưng quy tắc cơ bản. Quan trọng nhất đối với những hệ thống ERP là việc xây dựng được các phân hệ ứng dụng áp dụng cho các quy trình kinh doanh ra sao rất quan trọng đối với hiệu quả sử dụng sau này. Không chỉ vậy, để doanh nghiệp có thể tận dụng được hết các chức năng của một hệ thống, doanh nghiệp cần phải phân loại được thông tin đưa vào cũng như biết được mình muốn thông ra đầu ra là gì. Bài viết này chỉ dừng lại được ở việc đưa ra những nguyên tắc chung nhất khi bắt đầu sử dụng một hệ thống ERP. Doanh nghiệp bắt đầu đi sâu vào tính phức tạp của từng phân hệ nên tham vấn ý kiến từ các chuyên gia của từng bộ phận, tổng hợp và khai thác tính năng của hệ thống được khai thác tối ưu, đem lại lợi ích khổng lồ cho doanh nghiệp.

Chủ đề cùng chuyên mục: